מכרזים ממשלתיים מהווים אתגר ארגוני לא פשוט – זיהוי המכרז בזמן, ניתוח מהיר וקבלת החלטה, עמידה במשימות מרובות בלוח זמנים קצר במיוחד, סנכרון בין בעלי עניין שונים ועמידה קפדנית בפרטים קטנים אשר עלולים לפסול את כל ההצעה. בשל כך, על סמך הניסיון שלנו בDNAidea פיתחנו את מודל ‘כף היד’ להגשת מכרזים ממשלתיים. המודל בנוי מחמישה וקטורים אותם יש לקדם בו זמנית: אסטרטגיה, תוכן, תמחור, אנשים ובירוקרטיה. כל אחד מוקטורים הללו חיוני להצלחת תהליך ההגשה ויש לנהל אותו בקפידה כדי להבטיח הצעה מנצחת.
מדוע ניסחנו את המודל?
- הצורך במתודולוגיה מקיפה: המודל מכסה את כל התחומים הקריטיים בתהליך ההגשה. גישה זו מבטיחה שכל ההיבטים של הגשת המכרז נשקלו ומטופלים, תוך מזעור טעויות ופספוסים והגדלת סיכויי ההצלחה.
- הצורך לארגן את הכאוס: הגשה למכרז דורשת “לרוץ במספר מגרשים במקביל” וזו פעולה לא פשוטה לארגונים רבים. המודל מספק גישה מובנית ומאורגנת לניהול תהליך הגשת המכרז. תוכנית העבודה והצ’קליסט לכל וקטור מסייעות לכך שהמשימות הנדרשות יושלמו בזמן וברצף הנכון.
- הצורך לחבר אסטרטגיה לפרקטיקה : המודל מדגיש את חשיבות הבידול וזיהוי הצעת הערך הייחודית של הארגון ומחבר את התפיסה הזו לפרקטיקה של הגשת המכרז בפרטים הקטנים.
השלב המקדים – Go/No go
לפני שנפעיל את המודל, ראשית נקבל החלטה האם כדאי לנו להגיש הצעה במסגרת המכרז? ננסה להעריך במהירות: האם המכרז תואם את מטרות וייעוד הארגון? האם אנו עומדים בתנאי הסף של המכרז? האם קיים סיכוי סביר שנזכה במכרז? האם נראה שיש בהזדמנות זו כדאיות כלכלית?
נציין כי ההחלטה על Go/No go בדרך כלל מתקבלת על ידי הנהלת הארגון וצריכה להתבסס על ניתוח מעמיק של דרישות המכרז, יכולות הארגון וניתוח ראשוני של סיכויי הזכייה לאור האקלים התחרותי המוכר לנו.
לאחר קבלת GO נפעל במקביל לקידום המשימות בחמשת הוקטורים:
אִסטרָטֶגִיָה
ראשית נציין שאסטרטגיה למכרז ספיצפי כדאי שתשען על האסטרטגיה הכללית של הארגון תוך ניתוח המערכת הרלוונטית לפעילות שלו (תהליך שמתרחש ללא קשר למכרז מסוים). וקטור האסטרטגיה של המכרז מתחיל בניתוח מתחרים פוטנציאליים על ידי מחקר מהיר על הארגונים האחרים שעשויים להגיש הצעה למכרז (אותם ניתן לזהות מתוך ההיכרות המקצועית שלנו, בחינת זוכים בהתקשרויות קודמות/מקבילות, התייעצויות עם קולגות ומידענות ברשת). עלינו לנתח את נקודות החוזק והחולשה שלהם ובעיקר לזהות מקומות רלוונטיים שבהם אנו יכולים לבדל את עצמנו. יש לזכור שמתחרים במכרז יכולים להפוך גם לשותפים, פרקטיקה שנהוגה לא מעט בשטח. לאחר הבנת החוזקות והחולשות של המתחרים והבידול הארגוני נוכל לזקק את הערך המוסף הייחודי שלנו (UVP), להדגיש חלקים מסוימים ולהשמיט אחרים, בתקווה שבכך נחזק את הניקוד שלנו בהליך התחרותי.
לשם המחשה בלבד, להלן הצעה כללית של משימות:
- ניתוח של מתחרים פוטנציאליים
- ניתוח הסיכונים העיקריים הקשורים לפרויקט
- הכנת שאלות רלוונטיות ל’שאלות הבהרה’ במכרז
- ניתוח רמת כדאיות הפרויקט לטובת הגדרת מידת ההשקעה הארגונית (בפרויקט אסטרטגי כדאי להשקיע תשומות גבוהות יותר)
- הערכת יכולתו של הארגון לספק את הפרויקט באופן עצמאי, הגדרת אזורים בהם נדרש להביא כוח חיצוני או לשתף פעולה
- זיהוי הצעת הערך הייחודית של הארגון בשדה (UVP)
- זיהוי שותפים פוטנציאליים וחשיבה על האלטרנטיבה האידיאלית לכ”א מהצדדים במו”מ (BATNA)
- במידה ורלוונטי – עדכון אסטרטגיה לאור מפת השותפים החדשה
- אריזה שיווקית של האסטרטגיה הנבחרת על פי צרכי המכרז
תוֹכֶן
תוכן הצעת המכרז מהווה רכיב קריטי בכל מכרז בו רכיבי האיכות מקבלים נק’/אחוז גבוה. בדרך כלל נדרש לכתוב תוכן מקורי ומותאם בדיוק לדרישות המכרז (Talior made) לצד עריכת חומרים קיימים בארגון / חומרים שהוגשו במכרזים קודמים. חשוב לתכנן את תהליך הכתיבה באופן מהודק וליצור מתווה תוכן של ההצעה וציר זמן להשלמת כל רכיב. חשוב לזכור כי מתווה התוכן צריך לכלול גם יועצים/שותפים שיהיו מעורבים בתהליך יצירת התוכן תוך חלוקת אחריות בהירה.
לשם המחשה בלבד, להלן הצעה כללית של משימות:
- ניתוח דרישות המכרז ופיתוח של צ’קליסט ברור של תוצרי תוכן נדרשים
- הכנת שאלות רלוונטיות ל’שאלות הבהרה’ במכרז
- פיתוח מתווה תוכן עקרוני על פי דרישות המכרז (ברמת ראשי פרקים, כותרות וכותרות משנה בלבד)
- זיהוי נושאים ומסרים מרכזיים שחשוב לנו להעביר בהצעה
- ניתוח פערים בין צרכי התוכן וחומרים קיימים בארגון
- הקצאת תפקידים ואחריות לכל מרכיב בתהליך פיתוח התוכן
- עריכת חומרים קיימים על פי צרכי המכרז
- כתיבת תוכן מקורי להצעה על פי צרכי המכרז
- עיצוב גרפי של תרשימים ואינפוגרפקיות לטובת שדרוג ההצעה
- סקירת תכני ההצעה על ידי ‘עיניים חיצוניות’ לצורך בחינת בהירות ועקביות המסרים
- סבבי הגהה ותיקונים
- סבבי אישורים של תכני ההצעה
תמחור
הצעות למכרזים נופלות לא מעט על סוגיות התמחור. לשם הצלחת תהליך ההגשה, על הארגון לבצע ניתוח של כל המרכיבים הנדרשים לפי מספר תרחישי מימוש בפועל (‘שמרני’/’בינוני’/’מסוכן’) ועל פי הSLA שנקבע במסמכי המכרז. בסופו של יום עלינו לוודא שהמודל הכלכלי-עסקי למכרז הינו בר-קיימא תוך ניתוח משוער של תמחור המתחרים. חשוב לזכות במכרז אבל אסור לזכות במכרז הפסדי.
לשם המחשה בלבד, להלן הצעה כללית של משימות:
- פריסת הרכיבים הנדרשים לתמחור
- הכנת שאלות רלוונטיות ל’שאלות הבהרה’ במכרז
- פיתוח מודל כלכלי-עסקי למכרז
- תמחור הרכיבים על פי מספר תרחישים (שמרני/בינוני/מסוכן)
- נתח את התמחור של המתחרים ובנה “קווים אדומים” שלא ניתן לחצות
- חשיבה על אסטרטגיית התמחור לאור האקלים התחרותי הצפוי
- ערכו ניתוח רגישות כדי לזהות את ההשפעה של שינויים בהנחות על אסטרטגיית התמחור
- בניית הצעת מחיר העומדת בדרישות המכרז
- אישור הצעת המחיר עם הנהלת הארגון
אֲנָשִׁים
מכרזים בדרך כלל מבוססים על דרישות כוח אדם קפדניות מצד עורכי המכרז, זו הפרקטיקה המרכזית של הממשלה לוודא שכל מי שיהיה מעורב בפרויקט יעמוד ברף המקצועי הרצוי. על הארגון לתכנן את צרכי כוח האדם של הפרויקט, לרבות איתור טאלנטים מחוץ לארגון וכן בחינת ספקים שיהוו ‘צד שלישי’ במכרז.
לשם המחשה בלבד, להלן הצעה כללית של משימות:
- תכנון לצרכי כוח האדם של הפרויקט מתוך הארגון
- איתור טאלנטים מחוץ לארגון
- בחינת ספקים שיהוו ‘צד ג’ במכרז וחשיבה על שיתופי פעולה
- מו”מ עם גורמים חיצוניים וקבלת הסכמות עקרוניות
- סגירת הסכמי שת”פ עם ספקים / שותפים
- קבלת מידע מקצועי / קורות חיים
- יצירת היכרות בין הצוות הפוטנציאלי
בִּירוֹקרַטִיָה
הווקטור האחרון של המודל נוגע ב’ממלכת הבירוקרטיה’. רוב מסמכי המכרז עוסקים בפרטים הקטנים ושם אסור לנו ליפול. על הארגון לנתח את כל הדרישות הבירוקרטיות של המכרז וליצור טבלת ניהול פנימית עם צ’קליסט מסודר שתתן לו שליטה ובקרה מלאה. הארגון צריך לשריין זמן לעבודה מול אנשי מפתח רלוונטיים (מורשי חתימה, רו”ח, עו”ד, איש קשר בבנק וכו’) ובעיקר לתאם ציפיות לגבי שגרות סטטוס פנימיות כדי להבטיח הגשה מושלמת.
לשם המחשה בלבד, להלן הצעה כללית של משימות:
- ניתוח כלל הדרישות הבירוקרטיות של המכרז
- הכנת שאלות לשלב ‘שאלות הבהרה’
- יצירת טבלת ניהול פנימית עם חלוקת אחריות ודד ליין
- גזירת ‘ציר קריטי’ של החתמות חיצוניות (מורשי חתימה, עו”ד, רו”ח), ביטוחים, ערבויות בנקאיות ואישורים חיצוניים שנדרש להנפיק
- תיאום שגרות סטטוס פנימיות
- וידוא ביצוע של גורם ניהולי בכיר לפני הגשה
- סגירת הציר הבירוקרטי עם מרווח זמן לפני הדד ליין הסופי
- הגשת המכרז בזמן!
