מה התבקשנו לעשות?
לקראת תחילת שנה אזרחית חדשה, התבקשנו ע”י אגף בכיר לתכנון ומדיניות במשרד הפנים ללוות יחד את 37 אגפי המשרד בכתיבת תכניות העבודה.
המטרה שהציבו בפנינו הייתה ליצור יחד, עם האגף בכיר לתכנון ומדיניות, תכנית עבודה המחוברת ליעדי המשרד, עומדת במסגרת התקציבית וניתנת ליישום ולמדידה.
מהי המתודולוגיה בה השתמשנו?
על מנת להשיג את מטרת המשרד פיתחנו מודל עבודה ייחודי המותאם לעקרונות שהוצבו:
- גיבשנו יחד ‘מצפן ארגוני’ המייצג את חזון המשרד ומטרותיו בהתאם לדירקטיבה של מנכ”ל המשרד במטרה למקד את עשיית הארגון.
- עיצבנו מופעי למידה ארגונית ממוקדים: הפקת לקחים ותובנות משנת 2022 עם הפנים לשנת 2023 בנוכחות המנכ”ל ובהובלת אגף בכיר לתכנון ומדיניות ומנהלי האגפים השונים.
- ערכנו הכשרה למובילי התכנון במשרד בנושא חשיבה תוצאתית – ‘איך מגדירים מדדים’
- פיתחנו תבנית התואמות את עקרונות העבודה
- הנחנו כ- 15 סדנאות ‘כתיבת תכניות עבודה’ לאגפים השונים תוך התאמה למיקודי המנכ”ל
- הענקנו מעטפת ליווי רחבה למנהלי האגפים לאורך התהליך
- ביצענו תהליכי מעקב ובקרה אחר תכניות העבודה באופן תדיר
- ליוונו 4 תהליכי רוחב משמעותיים בתוך המשרד
התהליך ארך כ-חמישה חודשים ונחתם בספר כרוך בעל 350 עמודים המרכז את עיקרי העשייה של המשרד לשנת 2023, כאשר כל משימה בעלת מדד הצלחה ומחוברת ליעד ותקציב.
אך יותר חשוב מכך, בשיתוף פעולה עם אגף בכיר לתכנון ומדיניות, סייענו בפיתוח כלי תכנוני לאנשי המשרד שהוליד מעגלי שיח, שיתופי פעולה ויכולות להעריך את האימפקט המשרדי.
