אברהם אסבן אופיר כהן ועופר כרמי
כפי שכבר תיארנו בבלוג אחר, ישנן ‘דלתות’ שונות לעבודה מול הממשלה. על המשקל הזה, ניתן לומר כי מכרזים תחרותיים מהווים ‘דלת הכניסה הראשית’ לשת”פ עם ממשלה. הגשה למכרז ממשלתי היא תהליך מורכב ומסועף שדורש קשב ארגוני ומספר יכולות ארגוניות.
היכולת לגשת למכרז ולהתחבר למשאבים ממשלתיים מהווה מיומנות חשובה ביותר לארגונים חברתיים, כיוון שמימון ממשלתי מהווה גורם משמעותי לאיתנות ארגונים לטווח הבינוני-ארוך, לטובת מימוש מטרותיהם והרחבת פעילותם.
הגשה מוצלחת דורשת תשתיות ארגוניות מגוונות: ראייה אסטרטגית, מיתוג, תשתית לוגיסטית, הבנת בירוקרטיה משפטית וכו’.
הבלוג הזה מיועד לארגונים המתחילים את הצעדים הראשונים שלהם בעולם המכרזים הממשלתיים.
לטובתכם, ניסחנו באופן תמציתי את עשרת הצעדים העיקריים שיש לבצע כאשר ניגשים למכרז ממשלתי:
מיפוי מכרזים מעניינים
ריכזנו עבורכם את הכלים הבאים, דרכם ניתן למצוא מכרזים ממשלתיים:
מנהל הרכש הממשלתי
jobiz – האתר הממשלתי למשרות ומכרזים
אתר השירותים והמידע הממשלתי: המאגר- ריכוז קולות קוראים לרשויות המקומיות
מערכת ‘הקול קורה’ של מנהיגות אזרחית והסדנה לידע ציבורי
ישנם גופים מסחריים שתמורת תשלום דמי מנוי חודשיים עוקבים אחרי מכרזים פומביים, בהתאם ל”מילות מפתח” ספציפיות ושולחים התראה לבעל המנוי לאחר שמתפרסם מכרז חדש. לדוגמא, עמותה המפעילה הוסטלים לנוער בסיכון יכולה להשתמש במילות המפתח הבאות לצורך חיפוש ממוקד: משרד הרווחה, מעונות, נוער בסיכון, הוסטל וכו’.
מטה מוצגים מספר אתרי אינטרנט המפעילים שירות “סוכן חכם”:
https://www.tenders.co.il
https://www.govo.co.il
https://bidim.co.il
ניתוח סיכונים
חשוב לבחור מכרזים שנראים רלוונטיים לארגון, אשר ישמשו ככלי להרחבת העשייה. חשוב לבחון האם ביצוע המכרז, במידה והארגון יזכה, יהווה נטל על הארגון (מבחינת היכולת להקצות עובדים, משאבים ותשומת לב), או דווקא הרחבה חיובית. עד כמה המכרז מחובר לליבת העשייה האסטרטגית שלנו? מי הם המתחרים הפוטנציאליים? מה היתרון היחסי שלנו על מתחרים? מהם החסרונות שלנו? כיצד ניתן להתגבר על החסרונות ולהגיש הצעה איכותית?
בנוסף, חשוב לבחון כמה תשומות הארגון ידרש להשקיע בהגשת המכרז (הכנת הצעות מחיר, כתיבת מסמכים נדרשים, פנייה לשותפים וכו’). האם הארגון יכול להקצות משאבים אלו מתוך הבנה שייתכן שהוא לא יזכה במכרז.
בדיקה ברמה הטכנית
האם הארגון עומד בתנאי סף? ברמת הארגון והצוות הרלוונטי. ישנן דרישות רבות במגוון נושאים, החל מתארים אקדמיים, דרך שנות נסיון, ועד להיקף פעילות של הארגון. חשוב לוודא בשלב הזה שעומדים בכל תנאי הסף, כדי לא לגלות לאחר תקופה בה הושקעו משאבים בהגשת המכרז, שהארגון לא עומד בתנאי הסף, והעבודה הייתה לריק.
בחינה האם ניגשים למכרז לבד או בשיתוף גוף אחר?
במידה ורוצים לשתף גוף אחר – לבדוק שותפים רלוונטיים, ולעניין אותם. במידה וניגשים לבד – בניית צוות ותכנית עבודה בהתאם לתנאי המכרז (דרישות הנוגעות לניסיון העובדים, השכלה אקדמית רלוונטית, מבנה הנדרש לצורך הפעילות וכו’). לעיתים, נדרש לנהל מו”מ מהיר ותמציתי עם מספר שותפים פוטנציאליים על מנת להבין עם איזה שותף כדאי להתחבר. לעיתים, שותפות עם גוף גדול ובעל מוניטין מגדילה את הסיכוי לזכות במכרז אך תשאיר פחות רווח לשותף השני.
במידה ויוצרים שותפות של מספר גופים יש לבחון מיהו הגוף שעומד בתנאי הסף של המכרז וימקסם את ניקוד האיכות הניתן במכרז. יש לקרוא את סעיפי ניקוד האיכות בקפידה. ישנם מקרים בהם ניקוד האיכות נקבע לפי המציע ובמקרים אחרים הניקוד נקבע לפי המציע וקבלני המשנה שניגשים עימו. יש לקרוא כל מכרז לגופו. בהתאם לתוצאות הבחינה (שעשויה לדרוש מספר סימולציות ברמה ראשונית) יש להחליט מי יהיה המציע הראשי ומי קבלן המשנה ולהבין לעומק את השלכות בחירה זו על כל דרישות המכרז.
מינוי אחראי על המכרז אשר לומד את המכרז בצורה מעמיקה
חשוב להקצות לאחראי זמן ללמוד את המכרז בצורה רצינית, ולא כדרך אגב לשאר המשימות שלו. רק כך אפשר לסמוך שהוא אכן יעבור בצורה מעמיקה על כלל הנושאים, ולא יפספס שום דבר. מומלץ שאחראי המכרז יהיה בקיא בחוק חובת המכרזים ובעל ניסיון בהגשה למכרזים ציבוריים.
הכנת צ’ק ליסט הכולל את כל הטפסים הנדרשים והמשימות להגשת המכרז, לצורך ניהול הגשתו. במקביל, דאגה לבירוקרטיה הכרוכה בגופים חיצוניים – קבלת ערבות/אישורים מבנקים, קבלת נספח ביטוח ייעודי למכרז מחברת ביטוח, חתימות עו”ד על מסמכי המכרז, חתימת רו”ח על דוחות כספיים ואישורים, הצעות מחיר מקבלני משנה ועוד. בצ’ק ליסט יש לקבוע אחראי לכל משימה בנפרד. חלוקה מתאימה של המשימות תמנע מצב בו חלק מהדברים “יפלו בין הכיסאות” וההגשה תיפסל טכנית, בגלל חוסר במסמך מסוים.
כתיבת ההצעה למכרז בפועל
איסוף חומרים מאנשי צוות רלוונטיים ו/או מהגופים איתם ניגשים. נדרש לשים דגש על ביצוע השלבים השונים על ידי האחראים שהוגדרו בצ’ק ליסט הראשוני, או לחלופין עדכון של הצ’ק ליסט לפי המבצעים בפועל. זאת על מנת למנוע מצב בו עובד לוקח אחריות על תחומים שלא הוגדרו לו מלכתחילה, ובסופו של דבר המשימות לא מבוצעות כמו שצריך, כיוון שהוא סומך על כך שהאחריות על תחום מסוים היא על עובד אחר.
ישנם מכרזים בהם נדרש המציע לכתוב מתודולוגיה לשיטת העבודה באמצעותה יפעיל את השירות הנדרש. על בסיס שיטת העבודה חלק מניקוד האיכות של ההצעה ייקבע. יש להיצמד להנחיות המכרז בדבר הפירוט הנדרש (מספר עמודים מותר, התייחסות להיבטים המקצועיים הנדרשים). זהו המקום של המציע להיות יצירתי ולהרשים את מזמין העבודה אך עם זאת חשוב לשמור על קוהרנטיות, הסברים פשוטים ולהראות כיצד השיטה המתוארת ברת יישום בטווח הזמן שנדרש במכרז.
בחינת החומרים על ידי אדם נוסף שלא לקח בחלק בכתיבת ההצעה
חשוב שאדם חיצוני (עם היכרות פנימית כמובן) שלא התעסק עם מסמכי המכרז עד כה, יבחן את החומרים מההתחלה. כאשר מי שבוחן את המסמכים הוא אחד מהאנשים שעבדו עליהם, יש סיכוי טוב שהוא ידלג על פרט מהותי, כיוון שהוא מגיע בבטחון עצמי רב מדי שהעבודה נעשתה כמו שצריך.
קריאה סופית של המנכ”ל/חבר וועד מנהל
ווידוא חתימה של מורשי החתימה הנדרשים במקומות הרלוונטיים. בסופו של יום האחריות על הצלחת המכרז היא על כתפי המנהל האחראי. לכן יש סיכוי טוב שדווקא הוא ימצא פרט חסר, או ניסוח שכדאי לשנות.
הגשה בזמן ועל פי כל ההנחיות המדויקות של המכרז
