מה למדנו מהגשת מכרזים וקולות קוראים ממשלתיים
תובנות מעשיות משולחן העבודה של DNAidea
בשבועות האחרונים הגשנו 4 עמותות למכרזים וקולות קוראים ממשלתיים. שלוש מתוכן הן גופים משמעותיים, עם ניסיון בעבודה עם משרדי ממשלה והרביעית הינה מתחום האימפקט שמשלב ערך חברתי-ציבורי עם מודל עסקי מובהק. הלקוחות ביקשו מאיתנו סיוע בשלבים השונים של ההכנה למכרז/קול קורא : גיבוש הקונספט, תחקיר הצד הממשלתי והבנת הניואנסים, סיוע בכתיבה ועריכה של חומרים קיימים, עיצוב ואריזת הבקשה וגם סיוע בהגשה בצד הבירוקרטי (אנו ממש אוהבים צ’קליסטים!).
אשתף במספר תובנות שעלו מתוך תחקיר שביצענו עם הצוות:
- במכרזים “הזמן הוא מלך” – חוקי הפורמט הם שכמעט בהגדרה המכרז או קול קורא “ייפול עליך” תוך כדי עיסוק בפרויקטים שוטפים ומחייב לצלול מהר לפרטים, להבין האם הולכים על זה (Go/No go), להבין מה רלוונטי להגיש, להבין מה נדרש להגיש, לחלק עבודה בין חברי הצוות, לגזור זמנים ולראות שהכל קורה עד הדד ליין הקשיח (אין איחורים בדד ליין של מכרזים- הבקשה תיפסל באופן אוטומטי). ואם זה קורה ביולי-אוגוסט אז רכיב הזמן הופך להרבה יותר קריטי
- הכנה מקדימה – מומלץ בתחילת הדרך לייצר מייל אמל”ק (“ארוך מדי לא קראתי”) למכרז וניתוח קפדני של כלל הדרישות המכרז. מייל כזה יוכל לסייע להנהלה להחליט האם הולכים על זה? מהם המשאבים שיוקצו לטובת הפרויקט? הרבה פעמים אנו קופצים למים ורק אז מבינים שהם עמוקים יותר ממה שחשבנו
- להשקיע את הכוח במהות המכרז – מניסיון אומר כי לאחר קבלת ההחלטה על הגשה לאותו מכרז, שווה להקדיש מספר שעות טובות ל’פיצוח’ מהותי של הבקשה, ניסוח הקונספט הכללי, יצירת תרשים זרימה, אדריכלות של התוצר, הבנת הדגשים הגדולים ואף הפנמת פערים ונקודות שדרוש עוד לברר אותם בהמשך. פעמים רבות ארגונים קופצים למים ורצים למשימות הקטנות, מתחילים לכתוב ולאסוף מסמכים ורק לקראת ההגשה אנו מבינים שחסרה תמונה קוהרנטית ומסרים חזקים. אגב, הלקוח הממשלתי יזהה ויעריך הגשה ‘מפוצחת’ מול הגשה שנבנתה מלמטה למעלה.
- הכי קריטי: להבין את הנתיב הקריטי – בעולמות תכנון הפרויקטים מקובל להגדיר “נתיב קריטי” (Critical Path) המחבר בין פעילויות הקשורות זו בזו, כאשר כל שינוי בביצוע של משימה אחת משפיע על משימה אחרת ומשם גם על היכולת לעמוד במועד סיום הפרויקט. לדוגמא: משימה כמו “הגהה למסמך” או “עיצוב אינפוגרפיקה” יכולה להגיע רק אחרי השלמת כתיבת התוכן הרלוונטי.
- עבודה בנתיבים מקבילים – מכרזים וקולות קוראים בדרך כלל מתחלקים ל2 אזורי מאמץ עיקריים – תוכן ובירוקרטיה ובדרך כלל אזורי מאמץ אלו רלוונטיים לאנשים שונים בארגון. על כן, הדבר הכי משמעותי הוא לייצר צירי התקדמות מקבילים עם חלוקת אחריות בהירה.
- תגדירו POC (איש/אשת קשר) להגשה – בהמשך לסעיפים הקודמים ניתן להבין שהגשה למכרז דורשת סנכרון של פעילויות שונות ובזמן קצר יחסית, על כן חשוב שיהיה מישהו שמוגדר כאיש הקשר מול אנשי הצוות/יועצים/מעצבים/הנהלה שרואה בכל זמן נתון את תמונת המצב ומסנכרן בין הגורמים השונים. בארגונים קטנים בדרך כלל המנכ”ל יעשה את התפקיד הזה, בארגונים בינוניים-גדולים זה פחות מתאים בשל עומסי הארגון ומצב שבו הארגון מתמודד במקביל למספר מכרזים
- סטטוס יומי/שבועי – תכניסו כשגרת עבודה להגשה סטטוס יומי בכל ערב (אפשר אפילו ברמת הודעת וואטצאפ שהPOC שולח/ת) שמעדכנת על שנעשה, מתארת התכנון לימים הקרובים ומציפה פערים ובעיות. ברמה השבועית כדאי לקיים פגישה פרונטלית/זום כדי לעבור על החומרים, לדון בדילמות שצצות תוך כדי: האם הבידול שלנו במכרז מספיק ברור? כיצד ניתן לחבר בין דרישה מסוימת של המכרז ואילוצים ארגוניים? וכו’
- טבלאות שליטה – אנו עובדים לפעמים עם טבלאות גוגל שיתופיות, לפעמים בTRELLO, יש ארגונים שעובדים עם Monday. על טעם ופלטפורמה אין מה להתווכח… אבל הכי חשוב שיהיה מקום אחד שבו אוספים את הסטטוס על המשימות אחרת קשה לנהל את הסיפור הזה ולעמוד בהצלחה בהגשה איכותית ובזמן.
- הקפידו לעבוד על מסמכים שיתופיים – המלצה שלנו היא שכדאי לעבוד במסמכי Google עד רגע לפני ההגשה, זה מונע גרסאות כפולות ומאפשר לאנשים לעבוד בו זמנית
- חפיפה של חברי צוות חדשים – יש לכם מישהו שטרם הגיש מכרז בימיו? חשוב מאד להצמיד לו חונך שילווה ויתמוך , בעיקר בהתחלה וגם לאורך הדרך. חניכה טובה גם תחסוך טעויות ושעות עבודה מיותרות וגם תבנה יכולות בתוך הצוות
- במכרז אנו מוכרים מוצר/שירות – מכרז הוא אירוע מכירתי וכמו בכל מכירה חשוב מאד להבין מה הלקוח הממשלתי רוצה לקנות? כיצד אנו עונים על צורך ממשי? מיהם המתחרים שלנו? מהו הערך המוסף הייחודי (UVP) אותו ניתן להבליט? מה Must ומה Nice to have?
- להימנע מתרבות עבודה “עד הרגע האחרון”– זה קשור לתרבות הישראלית וגם לתרבות הממשלתית שבדרך כלל משחררת קולות קוראים או מכרזים בהתראה קצרה אבל התרבות הזו לרעתנו וחייבים לנסות לשפר אותה
- תשקיעו בתחקיר – הפרויקט מסתיים ואפשר לנשום או ללכת לים (מומלץ) אבל רגע אחרי זה תשקיעו עוד קצת זמן בתחקיר עם חברי הצוות כדי ללמוד – מה עשינו טוב וחשוב לשמר לפעם הבאה? ממה כדאי להימנע? מה חשוב שנפתח בזמן ‘שגרה’ / עד הפעם הבאה?
אנו מוסיפים עוד המלצות וטיפים שקיבלנו בעקבות פרסום הפוסט:
- Less is more – “כוונו למטרה של המכרז. אל תצרפו דפים של מלל על גבי ממל שאין להם קשר למכרז אלא מטרתם להלל אתכם או החברה שלכם”
- כשנותנים לכם אפשרות לשאול שאלות – תנצלו אותה – “תוודאו שאתם עומדים בתנאי הסף ואם לא ברור לכם אז תשתמשו באופציית שאלות הבהרה טרם ההגשה – עורך המכרז הוא לא יודע הכל ולפעמים שאלה שלכם תשנה את הכיוון או המחשבה של המכרז”
- גם האקסל הוא חלק מהסיפור שאנו מספרים למשרד הממשלתי – ניתן לנסח את החלק התקציבי תחת הכותרת Budget Narrative, כלומר ניסוח התקציב לא מתייחס רק לציון מספרים בצורה מנותקת. אלא שניסוח התקציב נועד לצייר תמונה, סיפור שממשיך את תיאור המכרז ומקרקע אותו בצורה אופרטיבית בצורה שמתקשרת למי שקורא איך זה ייראה בפועל
- יש מקומות בהם Copy paste לגיטמי– חלקים גדולים במכרזים דומים אחד לשני, כלומר ישנם מודולות במכרזים שאפשר במאמץ קטן להתאים אותן לכל מכרז. שווה להשקיע זמן בבניית תשתיות ארגוניות ויצירת פורמטים שישרתו אתכם במספר מכרזים וקולות קוראים.
- עדיין אין לכם “מסמכים גנריים למכרזים”? – מומלץ מאד לשמור מסמכים גנריים במרוכז (דוגמאות: מורשי חתימה, ניהול ספרים, חשבון בנק, קורות חיים ועוד) למעשה החלק הביורוקרטי ברוב המכרזים כמעט זהה. מה שמאפשר התמקדות בעיקר של התוכן
- יועצים יעזרו לכם לא ליפול ובשאיפה גם להצליח – “אם הארגון לא התמודד על מכרזים משמעותיים, ממש כדי להתייעץ עם מומחים. זה כל כך עצוב לראות גוף שנופל על שטויות בגלל שלא הבינו את חוקי הפורמט” (אבהיר שאת ההמלצה הזו כתבה מנהלת במשרד ממשלתי)
- לא לפספס וובינרים/כנסי ספקים – כחלק משינויי תרבות בממשלה כיום נהוג בהרבה מכרזים וקולות קוראים להזמין לוובינר או כנס ספקים בו נציגי הממשלה עוברים על הפרטים המהותיים וגם הטכניים של המכרז וגם עונים על שאלות המשתתפים. חשוב מאד להיות שם (וגם לשים לב מי נמצא בחדר אתכם…)
יש לכם עוד טיפים? שלחו לנו לOffice@dnaidea.co.il ונשמח להוסיף לבלוג
צריכים סיוע בהגשה לקול קורא ממשלתי או מכרז? דברו איתנו
